LGPD - o ciclo de vida dos documentos físicos e digitais



A Lei de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor e agora, a partir de Agosto, começarão a ser aplicadas multas e sanções.


Com a proximidade, confira algumas dicas para ajudar as empresas, que lidam diariamente com documentos físicos e digitais, a preservarem os dados dos seus clientes e não sofrerem sanções.


Como gerenciar os dados


O primeiro passo para estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados é produzir um inventário de dados, que pode ser dividido em quatro categorias:


* Ativos: ferramentas e plataformas que armazenam os dados;


* Atividade de tratamento: processos que envolvem as coletas dessas informações;


* Bases de fornecedores: tudo que é armazenado de terceiros;


* Entidades jurídicas: eventuais contratados para coletar e processar informações pessoais - é necessário registrar quais métodos e meios foram utilizados.


Após esse levantamento, é necessário fazer um relatório de conformidade, que determinará o tempo que cada dado ficará armazenado - a apresentação dele é obrigatória caso a autoridade responsável solicite uma auditoria.


Se a empresa não tem profissional ou área especializada, o ideal é buscar ajuda com especialistas da área que orientam sobre esse processo de inventário.


Outra forma de controlar, é criar planilhas e formulários online, que correlacionem as informações coletadas com demais fases do mapeamento dos dados pessoais.


O ciclo da vida do documento


A LGPD exige que todo documento que contenha dado pessoal tenha um ciclo de vida definido, isso significa que a empresa deve processar, armazenar e após o término da sua finalidade, destruir ou armazenar esse material, caso necessário devido a outras leis ou regulamentações.


Para que isso aconteça respeitando a legislação, é indispensável criar um programa de privacidade para gerenciar tudo.


O art. 37 impõe que, o controlador e operador devem manter o registro das atividades de tratamento. Ou seja, ele precisa identificar quais tipos de papéis/dados são arquivados na empresa, qual é a finalidade de cada um e a sua temporalidade, de acordo com as bases legais.


Apesar de não constar na lei uma tabela de temporalidade, é importante buscar entender quais são os prazos previstos para os arquivos, como atestados médicos, por exemplo. Uma dica é organizar uma tabela com tempo de guarda de documentos de acordo com instituições oficiais e órgãos governamentais, que indicam a temporalidade requerida por lei.


Como guardar o documento físico


A destruição de alguns documentos só pode acontecer após um tempo mínimo de armazenamento. Enquanto isso, o papel precisa ser acomodado em um local com restrição de acesso, vigilância e um ambiente climatizado para que não haja degradação.


Esse espaço pode ser dentro da própria empresa ou em algum fornecedor especializado em guarda de documentos físicos - independentemente do tamanho da empresa esse recurso é o mais indicado por ter a segurança das informações garantida em contrato.


Como descartar os documentos


Quando necessário, o descarte de um dado, principalmente o físico, deve acontecer de maneira segura. No mercado existem empresas especializadas nesse tipo de serviço, que após a destruição, emitem um certificado, comprovando o encerramento correto do ciclo da vida do documento.


A LGPD tem início e meio, mas não tem fim, pois os processos e dinâmicas mudam constantemente.


Além disso, uma vez que você coleta dados, você é responsável por todo o ciclo, desde a coleta até a destruição.


Por isso, é importante sempre se manter atualizado para estar em conformidade e não sofrer com vazamentos e multas.

whatsapp-logo-1.png